راهنمای عمومی مشارکت کنندگان اکسپو میلان

  بخش اول
مفهوم اکسپو میلان 2015
هدف اکسپو میلان 2015 ارائه‌ی نگاهی جدید به اکسپوهای جهانی است. نگاهی جدید با در نظر گرفتن سنت‌ها و حفظ آنها، مفهومی جدید از رویدادها، و میراثی که اکسپوها به جای می‌گذارند.
با توجه به اصول BIE و فلسفه‌ی آن و تصویب اکسپو توسط مجمع عمومی در سال 1994، بر این باوریم که اکسپو در دنیای امروز نباید محدود به تاسیسات زیربنایی و معماری‌های عظیم باشد. اکسپو باید در راس همه‌ی رویدادهایی باشد که در آن سهامداران جامعه‌ی بین‌المللی و میلیون‌ها شهروند با یکدیگر مواجه می‌شوند و در زمینه‌ی چالش‌های اساسی انسانی با یکدیگر همکاری می‌کنند.
بنابراین موضوع « تغذیه‌ی زمین، انرژی برای حیات» ماهیت اکسپو میلان 2015 را تشکیل می‌دهد. موضوعی که الهام‌بخش تجربیات بی‌نظیر و برانگیزاننده‌ی احساسات مختلف در طول اکسپوست و از طریق تجربه و آموزش برای نسل‌های آینده، دانش و سرمایه‌ی انسانی به بار می‌آورد.
موضوع اکسپو میلان 2015،‌با اکثریت « اهداف توسعه‌ی هزاره‌ی سازمان ملل» که آخرین مهلت دستیابی به آن سال 2015 است، ارتباط آشکاری دارد. بر این باوریم که در قرن بیست و یکم، اکسپویی نوآورانه باید بر بازدیدکننده متمرکز باشد. در اروپای امروز برای جذب ده‌ها میلیون بازدیدکننده، باید بر« تجربه‌ی بازدیدکننده» که عنصر اصلی مفهوم اکسپومیلان  2015 است، متمرکز شویم.

تجربه‌ی بازدیدکننده
هدف برگزارکننده‌ی اکسپو میلان 2015، برگزاری اکسپویی منحصر به فرد است، جایی که بازدیدکننده قبل از ورود به اکسپو، با کشف و جستجو و انتخاب مفاهیم، اکسپوی خود را تجربه می‌کند و در سایت نمایشگاه تجربه‌ای بی‌نظیر و شخصی کسب کند. اکسپو میلان 2015 حقیقتا جهانی خواهد شد اگر بازدیدکنندگانی از هر طبقه، سن و انتظارات داشته باشد. بازدیدکنندگان فرصت خواهند داشت تجربیات شخصی کسب کنند، موضوعات مختلفی را فرا گیرند، کشف کنند یا فقط تفریح کنند. نمایشگاه زمانی فوق‌العاده خواهد بود که به طریقی سرگرم‌کننده دانش بازدیدکنندگان را ارتقا دهد و جایگاهی چندکاره باشد و مردم را به شرکت در برنامه‌ها، تجربه‌ها و بحث و گفتگو ترغیب کند.
برگزارکننده بر این باور است که مفهوم « تجربه‌ی بازدیدکننده» فقط از طریق رابطه‌ی گروهی قدرتمند میان برگزارکننده و تمام شرکت‌کنندگان اجرایی می‌شود.
به منظور ایجاد طبقه‌ی « شرکت‌کنندگان رسمی» نمایشگاه‌های جهانی، ما در پی رابطه‌ای قوی میان کشورها وسازمان‌های بین‌المللی هستیم. همچنین در پی رابطه با انواع مختلف شرکت‌کنندگان غیر رسمی هستیم که نقش مهم و فزاینده‌ای در موفقیت اکسپوهای اخیر داشته‌اند. تنها با همکاری نزدیک با شرکت‌کنندگان، برگزارکننده‌ی اکسپو می‌تواند برخورد تازه‌ای با بازدیدکننده داشته باشد و اطلاعات و تجربیات منسجم و وسیعی در اختیار بازدیدکننده قرار دهد.
اکسپو میلان 2015 از شرکت‌کنندگان می‌خواهد در برگزاری اکسپو سهیم باشند، اکسپویی که سفری بی‌نظیر برای یکایک بازدیدکنندگان است. اکسپو تنها یک اکسپو برای همه نیست، بلکه چندین اکسپوست و بازتاب‌دهنده‌ی سلایق مختلف بازدیدکنندگان است، از سرگرمی و تفریح گرفته تا آموزش، از بسیج اجتماعی تا گفتگو و مناظره‌ی علمی، از طراحی تا هنر، از غذاهای بین‌المللی تا شوهای سرگرم‌کننده و مردمی،‌از ورزش تا رفاه.
شرکت‌کنندگان اکسپو میلان می‌بایست موضوع خود را بر اساس مفهوم « تجربه‌ی بازدیدکننده» انتخاب کنند، ارائه و نمایش دهند. بنابراین شرکت‌کنندگان می‌بایست موضوعاتی انتخاب کنند که برای بازدیدکننده جذاب، نوآورانه، بر ارتباطات تاثیرگذار باشد و به راحتی قابل اجرا باشد.
برای تمرکز بر « تجربه‌ی بازدیدکننده» شرکت‌کنندگان می‌بایست موضوعاتی را انتخاب کنند که بازدیدکنندگان مختلف از هر گروه و قشری را جذب کند و به اشکال نوآورانه و جدید قابل اجرا باشد.
همچنین برگزارکننده و شرکت‌کنندگان می‌بایست در ایجاد سایت اکسپو نیز با یکدیگر همکاری کنند. سایت نمایشگاه می‌بایست بر اساس موضوع اکسپو میلان 2015 طراحی و ایجاد شود: موضوع: « تغذیه‌ی زمین، انرژی برای حیات». تمام مناطق سایت نمایشگاه، از جمله مکان‌های عمومی و فضاهای استراحت و همچنین غرفه‌های شرکت‌کنندگان باید تجسم موضوع اکسپو میلان باشد.
اکسپو میلان 2015 با موضوع « تغذیه‌ی زمین، انرژی برای حیات » در پی پاسخ به این سوال اساسی است: « آیا می‌توان برای کل بشر، غذای کافی، خوب، سالم و همیشگی تامین کرد؟»
موضوع اکسپو میلان 2015، ارتباط نزدیکی با اهداف توسعه‌ی هزاره‌ی سازمان ملل دارد. از جمله‌ی این اهداف، هدف شماره‌ی 1- به نیمه رساندن تعداد جمعیتی که از گرسنگی رنج می‌برند. شماره‌ی 4: به دو سوم رساندن نرخ مرگ و میر. شماره‌ی 5- به سه چهارم رساندن نرخ مرگ و میر مادران. شماره‌ی 7: ادغام اصول توسعه‌ی پایدار در سیاست‌ها و برنامه‌های کشورها و شماره‌ی 8- یافتن شرکای بین المللی برای توسعه.
به منظور دخالت دادن شرکت‌کنندگان در موضوع اکسپو 2015، برگزارکننده‌ی نمایشگاه، موضوع خود را به 7 موضوع فرعی تقسیم کرده،‌موضوعاتی با ماهیت علمی، همچنین موضوعاتی در مورد روابط اجتماعی و فرهنگی میان بشر و غذا، به خصوص موضوعات مربوط به همکاری و توسعه.
هر شرکت‌کننده با انتخاب موضوعی فرعی، هویت فرهنگی، تاریخی و اجتماعی خود را به نمایش می‌گذارد و این عامل به خلق اکسپویی بی‌نظیر می‌انجامد.
موضوع اکسپو میلان 2015
موضوع و موضوعات فرعی
برای این‌که از منظرهای متنوع بر موضوع اکسپو میلان 2015 تاکید کرد، موضوع اصلی اکسپو به 7 موضوع فرعی تقسیم می شود:
1- علم و تکنولوژی برای سلامت، بهداشت و کیفیت غذا. این موضوع فرعی در مورد تولیدات تازه و معیارهای بازرگانی است که سلامت غذا( کمیت و کیفیت غذا) را برای همه و همچنین توسعه‌ی پایدار غذا را تضمین می‌کند.
2- علم و تکنولوژی برای کشاورزی و تنوع زیستی{ تنوع موجودات زنده}، یافتن تعادلی میان کشاورزی و جنگل‌داری، دام‌داری، ماهیگیری، پرورش ماهی و منابع طبیعی، تحقیق و بررسی مسائل علمی، تکنولوژیکی و اخلاقی توسعه‌ی پایدار.
3- نوآوری در زنجیره‌ی غذایی- کشاورزی
علم، تکنولوژی، دانش سنتی و نیازهای مصرف کننده‌ی جدید به فرآیند تولید و تولیدات غذایی آینده.
4- آموزش رژیم غذایی
خانواده‌ها، مدارس، شرکت‌ها،‌انجمن‌ها و جوامع علمی با همکاری یکدیگر تغذیه‌ی مناسب را تبلیغ می‌کنند
5- غذا برای شیوه‌ی زندگی بهتر
این موضوع به رابطه‌ی غذا و سلامت می‌پردازد.
6- غذا و فرهنگ
این موضوع به گفتگو و تبادل میان هویت‌های اجتماعی مختلف دنیا در مورد غذا می‌پردازد، همچنین گفتگو در مورد سنت‌های فرهنگی و هنری مربوطه.
7- همکاری و توسعه‌ی غذا
این موضوع در مورد توسعه‌ی ابزارها و تکنیک‌های همکاری، توسعه‌ی شیوه‌های یافتن شرکای بین‌المللی ضمن در نظر گرفتن و احترام به خصوصیات شرکا و توجه به نوآوری‌های شرکاء می‌باشد.
مناطق موضوعیThematic Areas"  "
موضوع اصلی اکسپو به اشکال مختلف و خلاقانه‌ای تفسیر خواهد شد و این تفسیرها به شکل نمایشگاه‌های موقت، بناها، نمایش‌های سرگرم‌کننده و دیدنی‌ها به نمایش درمی‌آید. این نمایش‌های خلاقانه، مناطق موضوعی نام دارند.
در مناطق موضوعی، برگزارکننده بر جنبه‌های خاص موضوع متنوع اکسپو و موضوع‌های فرعی آن توجه می‌کند. با مطالعه‌ی تحلیلی گروه‌های مختلف بازدیدکنندگاه بالقوه، برگزارکننده‌ی اکسپو، علائق اصلی و انتظارات این گروه‌ها را به 3 دسته تقسیم نموده است:
1- تغذیه: فرهنگ و سنن ملل دنیا در طی هزاران سال، تنوع غنی محیط‌های طبیعی و موجودات زنده و همچنین پیشرفته‌ترین سیستم‌های تولیدی و تکنولوژیکی، فرآیندی به نام تغدیه را پدید آورده‌اند. علاوه بر این، غذا تجربه‌ای لذت‌بخش، ابزاری برای کسب دانش و فرصتی برای کشف ارزش‌های روابط انسانی و همبستگی بشر است.
2- سلامت: تعادل فرآیندهای طبیعی در انسان و رابطه‌ی بشر با دنیای پیرامون، سلامتی را تشکیل می‌دهد. غذا راهی است برای درک عملکردهای فیزیولوژیکی بدن انسان و درک تمام موجودات زنده‌ای که دنیای حیرت‌انگیز ماهیت طبیعت را تشکیل می‌دهند.
3- رفاه( سلامت و خوشبختی): رفاه نه تنها شرایط فیزیکی داشتن تعادلی طبیعی است بلکه توانایی داشتن رابطه‌ای مثبت و پایدار با جهان است.
تغذیه، سلامت و رفاه نه تنها عناصر اصلی موضوع اکسپو 2015 هستند بلکه هسته‌ی سنت ایتالیایی یا « سبک ایتالیایی زندگی» را تشکیل می‌دهند. در نتیجه، ایتالیا و فرهنگ آن با موضوع اکسپو میلان 2015 همخوان هستند و میلان را میزبانی فوق‌العاده برای این رویداد می‌کند.
مسیرهای موضوعی
شیوه‌ای نوآورانه برای دیدن اکسپو، مسیرهای موضوعی است، که هدف از آن جلب همه‌نوع بازدیدکننده است. بازدیدکنندگان می‌توانند از میان چندین مسیر مختلف، از مسیری اکسپو را تماشا کنند که برایشان به لحاظ موضوع جذاب‌تر است. بازدیدکننده با گذر از مسیرهای مختلف با موضوعات گوناگون آشنا می‌شود، با فرهنگ ملل دنیا، با طعم‌ها و مزه‌ها و داستان‌هایی که همه در مجموع داستانی واحد را تشکیل می‌دهند.
مسیرهای موضوعی از « فضاهای گروهی» "Cluster" منشعب می‌شوند و تمام فضاهای نمایشگاهی انفرادی را به هم متصل می‌کند.

امکانات فرهنگی اصلی سایت نمایشگاه عبارتند از:
- مرکز اکسپو( در غرب سایت): صحنه‌ای وسیع، ویژه‌ی برنامه‌های نمایشی زنده که در طول روز برگزار می‌شود.
- دریاچه‌ی Arena( در شمال سایت): حوضچه‌ای با 100 متر پهنا با ظرفیت 2600 نفر و محل ایستادن{جایگاه‌هایی که برای ایستادن مردم، هنگام پر شدن صندلی‌ها، تعبیه شده} برای 18000 نفر.
- آمفی‌تئاتر( در جنوب سایت): مکان گردهمایی با ظرفیت 8500 نفر، ویژه‌ی اجرای کنسرت، نمایش، تئاتر و مراسم رسمی.
- تپه‌ی مدیترانه( در شرق سایت): قطعه زمینی که نمادی از طبیعت غنی و فرهنگ مدیترانه و صحنه‌ی نمایش برنامه‌های زنده است.
اکسپو میلان 2015، به دنبال فرمول جدیدی برای برگزاری جشن روزهای ملی است. در این رابطه پیشنهاداتی نیز به BIE خواهد شد که طی اولین جلسه‌ی شرکت‌کنندگان بین‌المللی طرح‌های جدید برای شرکت‌کنندگان، عنوان و به بحث و تبادل نظر گذاشته خواهد شد.
موقعیت سایت نمایشگاه در میلان
سایت اکسپو میلان در شمال غربی منطقه‌پرجمعیت و شهرنشین میلان، در امتداد یکی از محورهای تاریخی شهر واقع شده.
سایت نمایشگاه و شرکت‌کنندگان
برگزارکننده‌ی اکسپو میلان بر این باور است که اکسپو میلان 2015 تنها در صورتی رویدادی موفق خواهد بود که برگزارکننده و شرکت‌کنندگان در طراحی فضاهای نمایشگاهی با هویت موضوعی قدرتمند، با یکدیگر همکاری کنند. پروژه سایت نمایشگاه بر فضاهای باز و سبز، تبدیل موضوع نمایشگاه به تجربه و برقراری ارتباطی مثبت میان بشر و طبیعت تمرکز دارد. استفاده منطقی و هوشمندانه از مواد خام سیاره‌ی زمین: آب، زمین، آفتاب، سبزیجات، آب و هوا و غیره و همچنین موضوع اکسپو، طرح نهایی سایت را شکل می‌دهد.
هنگام ساخت فضاهای نمایشگاهی، از شرکت‌کنندگان خواسته می‌شود که در مصرف انرژی صرفه‌جویی کنند، از امکانات نمایشگاه درست استفاده کنند و مواد بازیافتی و بادوام به کار برند.
دکامانوس و کاردو "The Decumanus & The Cardo"
در طراحی سایت اکسپو میلان از رم باستان الهام گرفته شده است. طرح جامع اکسپو میلان 2015، ادای دینی است به قلعه‌ی نظامی رم به عنوان کهن الگوی شهر امروزی میلان.
دو محور طرح جامع،‌نه تنها یادآور مسیر تاریخی به گذرگاه سیمپلون "Simplon Pa" ، بلکه سمبل خیابانی ایده‌آل است. خیابان سمبولیک دکامانوس "Decumanus"( نام خیابان‌های رم باستان که از شرق به غرب منتهی می‌شد.) از مرکز سایت به دروازه‌های سایت منتهی می‌شود: این خیابان به طرز سمبولیک محل مصرف غذا( شهر) را به محل تولید غذا ( روستا) متصل می‌کند. در شهری مانند میلان، دومین شهر بزرگ ایتالیا در تولیدات کشاورزی و احاطه شده در پارک گسترده‌ی کشاورزی، محور دکامانوس اهمیت خاصی برای محور قائم خود کاردو "Cardo"( نام خیابان‌هایی در رم باستان که از شمال به جنوب امتداد داشت و دروازه‌های شهر را به هم متصل می‌کرد.) دارد.  محور قائم Cardo حلقه‌ی پارک‌ها و فضاهای سبز را به هم متصل می‌کند و این فضاها را به سایت می‌کشاند. سیستم محورهای قائم نه تنها مسیری ساده و مستقیم برای بازدیدکنندگان فراهم می‌آورد، بلکه کشورهای شرکت‌کننده را به شکلی نوآورانه در سایت به معرض نمایش می‌گذارد. در واقع برای اولین بار در تاریخ اکسپوهای جهانی، تمام کشورهای شرکت‌کننده در « خیابان جهانی» قرار می‌گیرند و از طریق این خیابان، بازدیدکنندگان تنها با پیمودن 5/1 کیلومتر ( کم‌تر از یک مایل) تمام جهان را می‌بینند.
براساس اصل احترام برابر، اکسپو میلان 2015 به هر کشور شرکت‌کننده، نمایی( یا محوطه‌ی مقابل فضای سرپوشیده) با اندازه‌ی برابر اختصاص داده. همچنین وسعت فضای غرفه‌ها از 500 تا 4000 متر مربع متغیر است.
پالازو ایتالیا"Palazzo Italia"
پالازو ایتالیا در انتهای خیابان شمال به جنوب کاردو"Cardo" منتهی به دریاچه‌ی آرنا"Arena"واقع شده. پالازو ایتالیا، ساختمانی 3 طبقه، ایستاده بر روی چوب‌پا می‌باشد و میدانی سرپوشیده برای برگزاری مراسم رسمی است.
کانال
سایت اکسپو 2015، به صورت جزیره‌ای در احاطه‌ی یک کانال قرار گرفته. این کانال در واقع معرف عنصر « آب» است، عنصری که یکی از اجزای اصلی موضوع اکسپو 2015 است. این کانال نه تنها یادآور کانال‌های کشتی‌رانی قدیمی میلان است بلکه عنصر حیاتی تغذیه است.
تعهدات برگزارکننده
تعهدات برگزارکننده‌ی اکسپو میلان به شرح زیر است:
1- طراحی فضای سبز سایت نمایشگاه
2- پشتیبانی و حمل و نقل
3- تامین غذای سازگار با محیط زیست و تامین سیستم‌های نوشیدنی
4- مدیریت زباله‌ی بازیافتی از طریق به حداقل رساندن زباله با همکاری خدمات‌رسان‌ها و شرکت‌کنندگان و استفاده‌ی درست از مواد بسته‌بندی و به حداقل رساندن استفاده از محصولات یک بار مصرف و افزایش مصرف بسته‌بندی‌های طبیعی(ارگانیک)
5- حفظ طبیعت سایت اکسپو میلان، از طریق تعیین استراتژی‌هایی برای خرید کالاها و خدماتی که سلامت انسان و محیط زیست را تامین می‌کند.
نقش تکنولوژی در اکسپو میلان 2015
نوآوری‌های تکنولوژیکی در اکسپو میلان به 3 حوزه‌ی مختلف تقسیم می‌شوند:
1- خدمات شرکت‌کنندگان و بازدیدکنندگان که شامل:
- ابزار تکنولوژیکی پیشرفته برای جابجایی بازدیدکنندگان به داخل و بیرون از اکسپو.
- خدمات دستگاه به دستگاه که شامل استفاده از حس‌گرها، تراشه‌ها و موبایل‌های هوشمند"smart phone" در شبکه‌ی اکسپو میلان است که سبب برقراری شکل‌های تازه‌ی ارتباط میان بازدیدکنندگان و محیط می‌شود و هنگام تبادل اطلاعات در سایت اکسپو، به صرفه‌جویی در زمان و انرژی می‌انجامد.
2- موضوع اکسپو
پیشرفت‌های تکنولوژیکی مربوط به موضوع اکسپو در حوزه‌های مختلفی به نمایش درخواهد آمد:
- کشاورزی و تنوع زیستی( تنوع موجودات زنده):‌ارائه‌ی راه‌حل‌هایی برای تولید بهتر و کارایی استفاده از منابع طبیعی.
- سلامت و کیفیت تغذیه: ارائه‌‌ی راه حل‌هایی برای ایجاد فرهنگ مصرف و سلامت غذا.
- تغذیه و سلامت: ارائه‌ی راه‌حل‌هایی که آگاهی مردم را در مورد اهمیت رابطه‌ی تغذیه و سلامت افزایش می‌دهد.
- زنجیره‌ی تولید غذا:‌ارائه‌ی راه‌حل‌هایی برای مشکلات مربوط به تمام مراحل زنجیره‌ی تولید غذا( تولید،‌توزیع و فروش)
3- سرگرمی و آموزش
پیشرفته‌ترین اطلاعات، ارتباطات و تکنولوژی چند رسانه‌ای، « تجربه‌ی بازدیدکننده» را منحصر به فرد می‌کند. تکنولوژی‌هایی جدید که آموزش و سرگرمی را تشویق می‌کند و کنجکاوی بازدیدکننده را در سایت نمایشگاه برمی‌انگیزاند. این تکنولوژی‌ها به شرح زیرند:
- پیشرفته‌ترین تکنولوژی‌ها در ارتباط با ربات‌های مصرف‌کننده و هوش مصنوعی.
- گفتگوی دیجیتالی: راه‌هایی نوآورانه برای ارتباط و تبادل دانش و استفاده از پیشرفته‌ترین ابزارهای شبکه‌های اجتماعی.
- تکنولوژی در حوزه‌ی واقعیت مجازی و انواع روابط متقابل در محیط‌های مجازی با تجربه‌ی چند بعدی( فضا، بو، صدا، زمان)
- بازی و سرگرمی، بازی‌هایی که تخیل بازدیدکننده را به کار می‌اندازد و مایه‌ی تفریح و لذت آنان خواهد شد.

  
بخش دوم
ساختار شرکت اکسپو 2015
در 1 دسامبر 2008، سهامداران زیر، شرکت اکسپو را تاسیس کردند:
· دولت ایتالیا( وزارت اقتصاد و دارایی)
· منطقه لمباردی
· شهرداری میلان
· استان میلان
· اتاق بازرگانی میلان
ماموریت شرکت اکسپو
ماموریت شرکت اکسپو، ساخت سایت نمایشگاه، امور زیربنایی، امور مربوط به هتل و اقامت شرکت‌کنندگان، امور فنی و امنیتی، مدیریت و سازماندهی نمایشگاه اکسپو است.
بخش امور بین الملل مسئول تمام امور مربوط به شرکت کنندگان رسمی و غیر رسمی و مشارکت آنها در اکسپو میلان 2015 است و همچنین بخش محوری واحدهای مختلف شرکت اکسپوست. جزئیات مربوط به تماس با این واحدها در اولین جلسه بین المللی شرکت کنندگان به اطلاع آنها خواهد رسید.

ساختار اداری شرکت اکسپو
هیات مدیره

مدیر کل

مامور کل اجرایی

حسابرس داخلی

امور قانونی
منابع انسانی و سازمان

 تکنولوِژی وگرداندن امور
طراحی وساخت
طراحی و ساخت
ارتباطات و روابط خارجی
برنامه‌ریزی و کنترل

اداره‌ی امور، دارایی و کنترل
تدارک
برنامه‌ریزی

امور بین‌المللی
استراتژی بازاریابی و شرکای شرکت

امور سازمانی و رویدادها

تعهد به موضوع اکسپو
عامل اصلی موفقیت اکسپو میلان 2015 تعهد شرکت‌کنندگان و برگزارکننده اکسپو به موضوع اکسپوست. در این رابطه برگزارکننده از شرکت‌کنندگان می خواهد تا حضورشان در اکسپو مربوط به موضوع اکسپو باشد. موضوع « تغذیه‌ی زمین، انرژی برای حیات» باید در تمام لایه های اکسپو نمایان باشد تا بازدیدکننده پیام اکسپو را به روشنی دریافت کند.

راهنمای ساخت غرفه و محتویات آن بر اساس موضوع اکسپو
شرکت‌کنندگان در اکسپو باید بر اساس دستورالعمل زیر غرفه‌های مربوطه یا محتویات فضای نمایشگاهی را بنا کنند:
· پروژه نمایشگاه، محتویات آن، برنامه‌ها و غذاها( غذاهایی که برای بازدیدکنندگان سرو یا فروخته می‌شود) باید مربوط به موضوع اکسپو میلان 2015 باشد.
· تمام بخش‌های اختصاص داده شده به شرکت کنندگان( فضاهای سرپوشیده و باز) باید بازتاب موضوع اکسپو باشند.
· طراحی، ساخت و مدیریت فضای نمایشگاه باید بر اساس اصل تداوم‌پذیری( منظور از این واژه: به حداقل رساندن مصرف انرژی و استفاده‌ی حداکثر از انرژی قابل تجدید است)
· شرکت‌کنندگان موظفند در مورد غذاهایی که در فضای نمایشگاه یا هر غرفه برای مردم سرو یا فروخته می‌شود، توضیح دهند تا بازدیدکنندگان با ویژگی‌های فرهنگی، تکنولوژیکی وخاصیت‌های غذایی آن آشنا شوند، در واقع آموزشی باشد برای بازدیدکنندگانی که غذاهای غرفه ها را می‌چشند.

توصیه‌های کلی در مورد نمایش موضوع

1- غرفه شرکت‌کننده باید نمود هویت، فرهنگ و سنن او باشد.
2- شرکت‌کننده می‌بایست در برنامه‌ریزی، طراحی و غرفه‌ی خود نوآورانه عمل کند.
3- شرکت‌کننده و غرفه‌ی او می‌بایست به گونه‌ای باشد که بازدیدکنندگان بازیگران فعال غرفه‌ها باشند، از ارتباطات متقابل لذت برند و دیدن غرفه‌ها برایشان لذت‌بخش و سرگرم‌کننده باشد.
4- موضوع هر غرفه باید به صورت بسیار علمی و روشن بیان شود.
5- برای مسائل و دغدغه‌های جهانی مربوط به موضوع اکسپو، غرفه ها می‌بایست راه‌حل‌ها و معیارهای نوآورانه پیشنهاد کنند.
6- برای انتخاب و ارائه‌ی موضوع، شرکت‌کننده می‌بایست از شایسته‌ترین منابع استفاده کند.
7- شرکت‌کنندگان می‌بایست از پیشرفته‌ترین توانایی‌های تکنولوژیکی و راه‌حل‌های خود بهره برند.
8- شرکت‌کنندگان می‌بایست از کارآترین و نوآورانه‌ترین تکنیک‌های مدیریتی استفاده کنند.
فرآیند مشارکت در اکسپو میلان 2015
برای شرکت در اکسپو، شرکت‌کنندگان می‌بایست مدارک زیر را آماده، تکمیل و به تایید شرکت اکسپو برسانند:
1- گزارش موضوع
برای این که برگزارکننده‌ی اکسپو به شرکت‌کننده، فضای نمایشگاهی و اجازه‌ی مشارکت دهد، شرکت‌کننده ابتدا می‌بایست « گزارشی از موضوع» و محتویات غرفه‌ی خود را به برگزارکننده ارائه دهد. شرکت‌کننده می‌تواند موضوع اصلی اکسپو یا یک یا چند موضوع فرعی انتخاب کند. « گزارش موضوع» را باید چندین و چند بار به روش‌های مختلف تنظیم کرد تا زمانی که به روشنی بیان‌گر موضوع اکسپو میلان 2015 باشد. « گزارش موضوع» باید توضیح دهد که چگونه شرکت کننده قصد دارد موضوع خود را نمایش دهد. همچنین می‌بایست شامل موارد زیر باشد:
- تقاضای مشارکت: این تقاضا می‌بایست حاوی پیامی باشد که شرکت کننده قصد دارد آن را به بازدیدکننده منتقل کند. همچنین باید شامل شرح مفهوم موضوع باشد.
- مفهوم و استراتژی غرفه یا مشارکت شرکت‌کنندگان: به این معنا که گزارش باید گویای این باشد که چگونه فضای غرفه به تنهایی و محتویات آن یا برنامه غرفه و شرکت کننده مربوط به موضوع و بیان‌گر موضوع هستند.
- ایده و مفهوم برنامه ها و رویدادهایی که داخل و خارج غرفه ها برگزار می‌شوند: به این معنا که چگونه این قبیل برنامه ها مرتبط با موضوع اکسپو هستند.
- نگاه کلی شرکت کننده به غذا و علم تغذیه باید در گزارش مشخص و شرح داده شود.
گزارش موضوع باید به تایید برگزارکننده برسد و تنها پس از تایید، قرارداد مشارکت امضا می‌شود: پس از تایید، فضای نمایشگاهی به شرکت‌کننده اختصاص می یابد، اما تنها پس از امضای قرارداد، فضا به صورت قطعی به متقاضی اختصاص می‌یابد.
هنگامی که برگزارکننده‌ی اکسپو « خیابان های موضوعی» { اشاره به خیابان های سایت اکسپو که هریک نماد موضوع خاصی هستند}  را معرفی کرد، شرکت‌کنندگان باید اعلام کنند مایلند غرفه‌شان در کدام یک از این خیابان‌ها باشد و می‌توانند در مورد چگونگی قرارگرفتن غرفه‌شان در این خیابان‌ها با برگزارکننده بحث و گفتگو کنند. بعلاوه شرکت‌کنندگان ترغیب می‌شوند تیمی را تشکیل دهند و به صورت گروهی ایجاد خیابان‌های موضوعی خاصی را ( غیر از خیابان‌هایی که برگزارکننده در نظر گرفته) به برگزارکننده پیشنهاد کنند.
2- پروژه‌ی نمایشگاه
شرکت‌کنندگان باید سندی به نام « پروژه‌ی نمایشگاه» به برگزارکننده تحویل دهند که باید مرتبا اصلاح و به روز شود و حاوی شرح مفصل برنامه‌های شرکت‌کننده باشد. در این پروژه، برنامه‌های شرکت‌کننده باید به صورت مفصل شرح داده شود، شامل موارد زیر:
- شرح پروژه‌ی نمایشگاه( فضای غرفه و نمایشگاه)
- شرح برنامه‌هایی که داخل فضای غرفه یا در سایت اکسپو( بیرون غرفه) برگزار می‌شود.
- شرح برنامه‌هایی که خارج از سایت اکسپو برگزار می‌شود.
- شرح پروژه‌ی غذا ( شرکت کننده چگونه غذا را سرو می کند) به عنوان مثال غذاهای سنتی و معمول شرکت کننده، شرح زنجیره‌ی تهیه و تدارک غذا، شرحی از فرآیندهای نوآورانه و تحقیقات مربوط به تولید و تهیه‌ی غذا.
باید در مورد غذاهایی که داخل غرفه‌ها سرو یا به فروش می‌رسد، توضیح داد، به عبارتی سرو غذا باید همراه با آموزش بازدیدکنندگان باشد. می‌بایست مردم را با اهمیت فرهنگی غذا، فرآیند تولید، تکنولوژی ها و نوآوری‌های مربوط به تولید غذا (غذاهای خاص هر شرکت کننده) آشنا کرد.
به منظور تاکید بر اهمیت علم تغذیه، شرکت‌کنندگانی که غرفه‌ی خود را می‌سازند یا محتویات نمایشگاهی خود را ایجاد می‌کنند، باید در فضای نمایشگاهی خود رستورانی برپا کنند، جایی که در آن بازدیدکننده طعم‌ها و مزه‌های به یادماندنی را بچشد.
طبق قوانین BIE، بخش درآمدزای هر غرفه نباید بیش از 20 درصد کل فضای غرفه باشد. بعلاوه ورودی‌های رستوران و غرفه باید جدا باشد، برای رفاه حال بازدیدکنندگانی که فقط مایلند به رستوران بروند.
برای برنامه‌های شبانه‌ی اکسپو نیز، شرکت‌کنندگان می‌توانند برنامه‌های سرگرم‌کننده‌ی خود را در اولین جلسه‌ی شرکت‌کنندگان بین‌المللی مطرح کنند.
تمام شرکت‌کنندگان موظفند غرفه‌ی خود را طبق قوانین ایتالیا اداره کنند. قوانینی که شامل مواردی است از قبیل: امنیتی، جلوگیری از آتش سوزی، مدیریت موارد اورژانس، امنیت محیط، سلامت افراد و استفاده از انرژی‌های قابل تجدید.
حمایت برگزارکننده از شرکت‌کنندگان شامل موارد زیر است:
- تهیه و توزیع جزوه‌هایی در مورد موضوع اکسپو و چگونگی اجرای آن در سایت نمایشگاه و راهنمای روشنگرانه برای کمک به شرکت کننده، شامل نمونه های پروژه.
- خدمات‌رسانی به شرکت‌کننده در مراحل مختلف پروژه ( از طراحی فضای غرفه تا تعریف برنامه‌های شرکت‌کننده و غیره.)
تداوم پذیری و 30 درصد قانون
فضاهای نمایشگاهی باید مطابق استانداردهای دقیق محیط زیست طراحی شوند و در تمام مراحل پروژه( طراحی و برنامه‌ریزی، ساخت، اجرا و در نهایت برچیدن غرفه) اصول تداوم‌پذیری محیط زیست( منظور اصول مربوط به استفاده‌ی حداقل از انرژی و استفاده‌ی حداکثر از مواد بازیافتی است) را رعایت کنند.
فضاهای نمایشگاهی باید حداقل دارای 30 درصد فضای سبز و باز باشد و به گونه‌ای ساخته شوند که ترکیبی از فضاهای باز و سرپوشیده را تشکیل دهند.
اکسپو میلان 2015 از تمام شرکت‌کنندگان می‌خواهد تا با همکاری یکدیگر به هدف کلی داشتن 50 درصد فضای سبز و باز برای اکسپو دست‌یابند. خصیصه‌ی دیگر داشتن فضای سبز، ایجاد محیطی جذاب و راحت برای بازدیدکنندگان است. همچنین شرکت‌کنندگان باید تلاش کنند از انرژی حداقل استفاده کنند و از مواد سازگار با محیط زیست و قابل بازیابی بیشترین بهره را برند. ( در پایان سال 2011، برگزارکننده فهرست خاصی از چنین موادی را به شرکت‌کنندگان پیشنهاد می‌کند.)

مدیریت صف‌های انتظار بازدیدکنندگان
براساس تجربه‌ی اکسپوهای سابق، دسترسی به فضاهای نمایشگاهی، بخش اصلی « تجربه‌ی بازدیدکننده» است. انتظار طولانی مدت برای ورود به فضاهای نمایشگاهی می‌تواند به طور جدی سبب ناراحتی بازدیدکنندگان و در نتیجه عدم موفقیت اکسپو شود.
برگزارکننده‌ی اکسپو، قصد دارد صف‌های بازدیدکنندگان را به شکلی نوآورانه مدیریت کند. این مدیریت با همکاری شرکت‌کنندگان اکسپو و به کمک ابزارها و راه‌حل‌های تکنولوژیکی انجام می‌شود و سبب می‌شود بازدیدکنندگان کم‌تر در صف انتظار معطل شوند یا اصلا معطل نشوند. شرکت‌کنندگان باید ترتیبی دهند که بازدیدکننده هنگام انتظار در صف، بی‌کار نباشد و در این مدت مطالب جدیدی فرا گیرد.
اقامت شرکت کنندگان
برگزارکننده‌ی اکسپو بیش از 3000 شرکت‌کننده، شامل کارکنان و نمایندگان آنها، را در 2 مکان مجزا اسکان می‌دهد: «دهکده‌ی اکسپو» “Expo Village” و « دهکده‌ی کارکنان» “Staff Village”.
«دهکده ی اکسپو» “Expo Village”
دهکده‌ی اکسپو، در شرق سایت اکسپو، با مساحتی در حدود 37800 متر مربع، در امتداد خیابان اصلی شرق به غرب، واقع شده است. این منطقه با الهام از منطقه‌ی تاریخی کانال‌هایNavigli  میلان ساخته شده، این ساختمان‌ها مشرف به آب هستند و پس زمینه‌ای حیرت‌انگیز برای بازدیدکنندگان پدید می‌آورند. دهکده‌ی اکسپو دارای 350 آپارتمان با ظرفیت 1400 نفر است. در سال 2014، آپارتمان ها آماده‌ی رزرو برای اقامت از 1 مارچ تا 30 نوامبر 2015، یا پس از آن هستند.
« دهکده‌ی کارکنان» “Staff Village”
کارکنان در منطقه‌ی باصفایی در خارج از سایت اکسپو، نزدیک منطقه‌ی Cascina Merlata اسکان داده می‌شوند. این مجتمع بیش از 1700 نفر از کارکنان را در خود جای می‌دهد. سرویس‌های رفت و برگشت کارکنان را به سایت اکسپو می‌برد و بازمی‌گرداند.
شرکت کنندگان رسمی
شرکت‌کنندگان رسمی، شرکت‌کنندگان قدیمی و همیشگی اکسپوها هستند و همچنان عامل موفقیت هر اکسپو.
تعریف شرکت کنندگان رسمی
شرکت‌کنندگان رسمی، دولت‌های خارجی و سازمان‌های بین‌المللی هستند که دعوت رسمی دولت ایتالیا را برای مشارکت در نمایشگاه اکسپو میلان پذیرفته‌اند.
طبقه‌بندی شرکت‌کنندگان رسمی
1- کشورها
2- سازمان‌های بین‌المللی(سازمان‌های بین‌المللی، سازمان‌هایی میان دولتی هستند که هدف توسعه‌ی همکاری‌های بین‌المللی در زمینه‌ی علمی، اقتصادی، فرهنگی و سایر زمینه‌ها را دنبال می‌کنند.)
دولت ایتالیا و دفتر BIE در آینده توافقنامه‌ای به نام See Agreement امضا خواهند کرد که در آن اقدامات لازم جهت تسهیل مشارکت شرکت‌کنندگان و موفقیت اکسپو تضمین خواهد شد. موضوعات اصلی این توافقنامه به شرح زیر است:
· معافیت‌های مالیاتی
دولت مرکزی و مقامات محلی ایتالیا، شرکت‌کنندگان رسمی و کالاها و درآمدشان را- در محدوده‌ی فعالیت‌های نمایشگاهی رسمی‌شان- از مالیات مستقیم و غیر مستقیم معاف می‌کند. همچنین، کالاها و خدماتی که شرکت‌کنندگان رسمی می‌خرند و واردات کالاهایی که مربوط به فعالیت‌های رسمی آنهاست، از «مالیات بر ارزش افزوده» "VAT" معاف می‌شود.
· قوانین و تسهیلات مربوط به سیستم امنیت اجتماعی که برای کارکنان یا پرسنل شرکت‌کنندگان رسمی لازم الاجراست. همچنین این کارکنان و اعضای خانواده‌شان تحت پوشش بیمه بهداشت قرار می‌گیرند.
· اقدامات لازم برای ورود و اقامت کارکنان شرکت‌کنندگان رسمی در ایتالیا. این اقدامات شامل فرآیند سریع و رایگان دادن ویزا به کارکنان و دادن کارت شناسایی ID مخصوص به اعضای خانواده‌ی این کارکنان است.
· استفاده از فرکانس رادیو
· اعتبار گواهینامه‌های رانندگی خارجی
فرآیند مشارکت- شرکت کنندگان رسمی
براساس مقررات عمومی اکسپو میلان 2015، مقررات خاص شماره‌ی 1 و 2، شرکت‌کنندگان رسمی به منظور مشارکت باید مراحل زیر را طی کنند:
در ژانویه‌ی 2011، دولت ایتالیا دعوتنامه‌هایی رسمی از طریق کانال‌های دیپلماتیک برای کشورها فرستاد. شرکت‌کنندگان رسمی علاقمند به مشارکت در نمایشگاه جهانی اکسپو باید رسما از طریق کانال‌های دیپلماتیک پاسخ دهند. سپس شرکت‌کنندگان رسمی باید «ماموری عالی‌رتبه‌»”Commissioner General” برای خود تعیین کنند که در صورت تایید از جانب دولت ایتالیا، شخصا مسئول مشارکت کشورش در اکسپو میلان 2015 خواهد بود.
شرکت‌کنندگان رسمی باید « گزارش موضوع» غرفه‌ی خود را که شامل موضوع کلی و برنامه‌های نمایشگاه‌شان است، به برگزارکننده اکسپو تحویل دهند. همچنین می‌بایست « درخواست فضای نمایشگاه» را که شامل اطلاعاتی در مورد شکل و اندازه‌ی فضای نمایشگاه است، به برگزارکننده تحویل دهند. این مدارک به قرارداد مشارکت الحاق می‌شود. قرارداد مشارکت باید با مشورت میان شرکت‌کننده‌ی رسمی و برگزارکننده منعقد شود. قرارداد می‌بایست به امضای مامور عالی‌رتبه‌ی هر شرکت‌کننده‌ی رسمی و برگزارکننده برسد. سپس شرکت‌کنندگان رسمی باید « پروژه‌ی نمایشگاه» و « درخواست تایید ابتدایی» را تحویل برگزارکننده دهند. « پروژه‌ی نمایشگاه» باید مرتبا بازنویسی، اصلاح و به روز شود و شرکت‌کننده طرحی مفصل از برنامه‌های خود را بر اساس طرح کلی «گزارش موضوع» ارائه دهد. برگزارکننده باید تایید کند که محتوای پروژه هماهنگ با گزارش موضوع تایید شده، تنظیم شده است.
خیابان جهانی و مکان استقرار کشورها
اکسپو میلان 2015 همزمان با ادامه‌ی روش‌های سنتی و موفق اکسپوهای جهانی گذشته، قصد دارد در زمینه‌ی نوع فضاهای نمایشگاهی برای شرکت‌کنندگان رسمی و محل استقرارشان دست به نوآوری بزند.
محور اصلی سایت اکسپو، « خیابان جهانی» است، با 1500 متر طول و 35 متر عرض. یکی از نوآوری‌های اصلی اکسپو میلان 2015 این است که فضای نمایشگاهی تمام کشورهای شرکت‌کننده در خیابان جهانی قرار می‌گیرند و یک یک آنها مشرف به این خیابان هستند. در نتیجه، بازدیدکنندگان هنگام پیاده‌روی در خیابان جهانی، می‌توانند « تمام جهان» را نظاره کنند.
در خیابان جهانی، کشورهای شرکت‌کننده، فرهنگ و سنن خود را به معرض نمایش می‌گذارند، بعلاوه خیابان جهانی خود به تنهایی یک فضای نمایشگاهی محسوب می‌شود.
از دیگر نوآوری‌های مهم اکسپو، نحوه‌ی استقرار فضاهای نمایشگاهی شرکت‌کنندگان است. کشورها نه به لحاظ جغرافیایی، بلکه به لحاظ موضوعی کنار هم قرار می‌گیرند. در نتیجه محل استقرار هر غرفه را موضوع یا موضوعات فرعی آن غرفه تعیین می‌کند. اما بر اساس قانون همیشگی: « آسیا به نوبت است.» کشورهایی که زودتر ثبت نام کرده و موضوع خود را انتخاب کرده‌اند، زودتر از سایرین صاحب غرفه می‌شوند.
برگزارکننده به شرکت‌کنندگان کمک می‌کند فضای نمایشگاهی درخور سلیقه و نیازهاشان انتخاب کنند، اما تعداد کشورهای شرکت‌کننده و وضع توزیع فضاهای نمایشگاهی، تعیین می‌کند که به هر کشور چه میزان غرفه می‌توان داد و همچنین آیا می‌توان فضای درخواستی را در اختیار شرکت کننده گذارد یا خیر.
فضاهای نمایشگاهی:
انواع نوآوری‌ها
اکسپو میلان 2015 برای شرکت‌کنندگان خود مدلی پدید آورده که به کمک آن شرکت‌کنندگان می‌توانند نحوه‌ی مشارکت خود را بر اساس نیازها و پروژه‌ی خود انتخاب کنند.
شرکت‌کنندگان رسمی، حدود 153000 متر مربع از فضای نمایشگاهی سایت را دربرمی گیرند. کشورها می توانند از میان 3 نوع فضای نمایشگاهی، یکی را انتخاب کنند: «فضاهای نمایشگاهی خودساز»”Self-built Exhibition Spaces”، «فضاهای نمایشگاهی ایجاد شده با بسته های خدماتی اکسپو»”Expo-Serviced Exhibition Spaces” و « فضاهای نمایشگاهی گروهی»”Cluster”.
1- «فضاهای نمایشگاهی خودساز»"Self-built Exhibition"
بسیاری از کشورهای شرکت‌کننده در اکسپوهای جهانی از قدیم فضاهای نمایشگاهی خود را، خود به تنهایی، به طور مستقل می‌ساخته‌اند. با این‌که اکسپو میلان 2015، انواع جدیدی از فضاهای نمایشگاهی را به شرکت‌کنندگان معرفی می‌کند، اما همچنان به این سنت وفادار است و زمین‌هایی با متراژهای متفاوت- و بر اساس قوانین BIE به طور رایگان- در اختیار کشورهای شرکت‌کننده متقاضی قرار می‌دهد تا غرفه‌ی خود را احداث کنند. فضاهای نمایشگاهی خودساز مشرف به خیابان جهانی هستند و با تقاضای دولت‌هایی به آنها واگذار می‌گردد که توانایی مالی بیشتری دارند و خواهان جذب بازدیدکنندگان بیشتر و جلوه‌گری بیشتری هستند. اما آنچه که برای اکسپو میلان 2015 مهم‌تر از داشتن قدرت مالی و غرفه‌های بزرگ و چشمگیر است، محتوای قدرتمند حضور کشورهاست.
حداقل متراژ غرفه های خودساز 500 متر مربع و حداکثر آن 4500 متر مربع است. حداقل 30 درصد غرفه‌های خودساز باید فضای سبز و باز باشد. همچنین فضای سرپوشیده‌ی نمایشگاهی، باید یک درجه بالاتر از حداکثر ارتفاع 12 تا 17 متر باشد.

2- «فضاهای نمایشگاهی ایجاد‌شده با بسته‌های خدماتی اکسپو»”Expo-Serviced Exhibition Spaces”
به منظور ساخت فضاهای نمایشگاهی با قیمت مناسب و مقرون به صرفه و باکیفیت، اکسپو میلان 2015 نوع جدیدی از فضای نمایشگاهی را معرفی کرده: نمایشگاه با خدمات اکسپو. خدماتی که اکسپو میلان 2015 برای ساخت غرفه ارائه می‌کند، شامل: کمک به طراحی چهارچوب کلی غرفه، طراحی ابتدایی و کامل غرفه، پیشنهاد برای انتخاب مسئول تدارکات، مدیریت ساخت و برنامه‌ریزی، حمایت برای برچیدن نهایی فضای نمایشگاهی، مدیریت فعالیت‌های فضای نمایشگاه. این خدمات با نرخ‌های ارزان‌تر به شرکت‌کنندگان عرضه می‌شود. همچون غرفه‌های خودساز، فضاهای نمایشگاهی ایجاد شده با بسته های خدماتی اکسپو، فضاهای نمایشگاهی انفرادی و مشرف به خیابان جهانی هستند. حداقل متراژ آن ها 500 متر مربع و حداکثر 4500 متر مربع است. همچنین حداقل 30 درصد این فضاها باید فضای سبز و باز باشند. فضای سرپوشیده‌ی آن‌ها نیز باید یک درجه بیش از حداکثر ارتفاع 12 تا 17 متر باشد.
3- « فضاهای نمایشگاهی گروهی» ”Clusters”
این فضای نمایشگاهی مناسب کشورهایی است که مایلند در یک فضای مشترک، با موضوعی مشترک قرار گیرند و نمی‌خواهند یا علاقه‌ای به داشتن غرفه‌ای انفرادی ندارند. در نتیجه، اکسپو میلان 2015 برخلاف روال سنتی نمایشگاه‌های جهانی عمل کرده و برای نخستین بار کشورها در غرفه‌های مشترک با چیدمان جغرافیایی جای نمی‌گیرند.
هدف اکسپو میلان 2015 از ساخت فضاهای نمایشگاهی گروهی، همکاری با کشورهای شرکت کننده و تشویق آنها به همکاری با یکدیگر است. برگزارکننده‌ی اکسپو قصد دارد شرکت‌کنندگان را ترغیب به مقایسه کند، مقایسه‌ی: سنت‌های فرهنگی مختلف خود، راه‌های نوآورانه‌ی خود برای تفسیر موضوع اکسپو و راه‌حل‌های خود برای چالش‌های مشترک مربوط به موضوع اکسپو با یکدیگر.
کشورهای علاقمند به حضور در فضاهای گروهی با همکاری یکدیگر و برگزارکننده، فضای نمایشگاهی مشترکی بوجود می‌آورند. مزیت این فضاهای مشترک، همکاری کشورهای مختلف از قاره‌ها و مناطق متفاوت جهان با یکدیگر است، همکاری‌ای که نتیجه‌ی آن، جهانی‌تر شدن اکسپو میلان 2015 و حذف فاصله‌ی جغرافیایی است.
برگزارکننده، پس از طراحی و ساخت فضاهای گروهی، آن‌ها را به کشورهای شرکت‌کننده اجاره می‌دهد.
هر فضای گروهی مجهز به مناطقی مشترک برای برگزاری برنامه‌های مختلف، پذیرایی و سرو غذا( رستوران) و فروش کالاست.
فضاهای گروهی، مجهز به برق، تلفن و سایر وسایل ارتباطاتی، تهویه‌ی هوا، آب و سیستم‌های فاضلاب است. پس از آن که کشور شرکت‌کننده حضور خود را در فضاهای گروهی تایید کرد و برگزارکننده برنامه ریزی و طراحی غرفه را به پایان رساند، برگزارکننده مدارک زیر را در اختیار شرکت‌کننده قرار می‌دهد:
- نقشه‌ای که محل فضای نمایشگاه و موقعیت آن نسبت به خیابان‌ها، پارکینگ، فضاهای سبز و خدمات عمومی را نشان می‌دهد.
- نقشه‌ای که مرزهای سایت اکسپو و ساختمان های تکمیل شده را نشان می‌دهد.
- نقشه‌ی موضع نگاری( نقشه‌هایی که جزئیات آن در ابعاد بزرگ هستند.) و تصاویر فضای نمایشگاه، شامل طرح‌های بخش‌های اداری، مشخصات فنی و محل خدمات رفاهی زیرزمینی.
- نقشه‌ی غرفه که طرح و مشخصات فضای تجهیزشده را نشان می‌دهد.
هر فضای گروهی قیمت متفاوتی دارد، قیمت‌ها بستگی به ماهیت فضای گروهی، تاسیسات تکنولوژیکی و زیربنایی و اندازه فضای نمایشگاهی دارد که کشور متقاضی درخواست کرده است. جزئیات قیمت‌های اجاره در اولین جلسه‌ی مشارکت‌کنندگان بین‌المللی در اکتبر 2011 اعلام خواهد شد. به دولت‌های عضو BIE 15 درصد تخفیف داده می‌شود.
اکسپو میلان 2015 پیش بینی می‌کند که نزدیک به نیمی از کشورهای شرکت‌کننده در فضاهای گروهی جای می‌گیرند. فضاهای گروهی براساس معیارهای زیر تشکیل می‌شوند:
- هویت موضوعی
هویت موضوعی، دسته‌بندی کشورها بر اساس موضوع یا موضوعات فرعی اکسپوست که کشورها انتخاب کرده‌اند و قصد دارند آن را اجرا کنند.( به عنوان مثال موضوع تنوع زیستی و کشاورزی در مناطق بی‌باران.)
- غذا: کشورها بر اساس نقش‌شان به عنوان بازیگران اصلی در زنجیره‌ی غذایی خاص انتخاب می‌شوند( به عنوان مثال: برنج، کاکائو، قهوه و غیره)
- هویت جغرافیایی:‌کشورها بر اساس مناطق جغرافیایی و آب و هوایی خود دسته بندی می‌شوند.
در اولین جلسه‌ی مشارکت‌کنندگان بین‌المللی، برگزارکننده پیشنهادات خود را در مورد فضاهای گروهی با شرکت‌هایی که مشارکت‌شان تایید شده مطرح می‌کند. تمام شرکت‌کنندگان نیز- رسمی و غیر رسمی- می‌توانند پیشنهادات خود را در مورد فضاهای گروهی عنوان کنند. برگزارکننده پیش‌بینی می‌کند حدود 10 منطقه‌ی نمایشگاهی به فضاهای گروهی اختصاص یابد. فضاهای گروهی در سایت اکسپو مشرف به خیابان جهانی هستند. اندازه‌ی کل یک فضای گروهی، حداقل 1000 متر مربع و حداکثر 4000 متر مربع است. حدود 50 درصد فضاهای گروهی، فضای سبز و باز است.
مشارکت سازمان‌های بین‌المللی
سازمان‌های بین‌المللی،‌همچون سازمان ملل "UN" در اکسپو میلان 2015 شرکت خواهند کرد. اکسپو میلان 2015 تفاهم‌نامه‌ای با سازمان ملل امضا کرده و با سازمان‌های زیرمجموعه‌ی آن همچون FAO( سازمان غذا و کشاورزی) و Millennium Campaign( یکی از واحدهای سازمان ملل که به منظور حمایت از اهداف توسعه‌ی هزاره‌ی سازمان ملل تشکیل شده) از نزدیک همکاری می‌کند. اکسپو میلان 2015 از سازمان‌ملل برای ایجاد « مناطق موضوعی» و « فضاهای گروهی» کمک خواهد گرفت.
برنامه‌ی حمایت از مشارکت کشورهای در حال توسعه
حمایت اکسپو میلان 2015 از کشورهای در حال توسعه شامل برنامه‌ریزی، ساخت، ارائه‌ی خدمات به کارکنان، خدمات مشاوره‌ای برای اجرای موضوع و غیره است. پس از ثبت نام این کشورها، برگزارکننده تلاش کرده مدلی نوآورانه شکل دهد برای حضور این کشورها، فضای نمایشگاهی اختصاص‌یافته به آنها، برای حفظ‌ شأن و جایگاه آنها، و کیفیت حضورشان. برگزارکننده در پی این است که حضور این کشورها نوآورانه، مربوط به موضوع و به لحاظ مفهومی، هوشمندی و زیبایی‌شناسی، جذاب باشد.
برگزارکننده، کشورهای در حال توسعه را در فضاهای گروهی جای می‌دهد، در نتیجه هر کدام از این کشورها می‌توانند در یک فضای گروهی خاص، فضای نمایشگاهی اختصاصی داشته باشند.

برگزارکننده در زمینه‌های زیر به کشورهای شرکت کننده کمک می‌کند:
- انتخاب غرفه در فضاهای گروهی
- طراحی فضای نمایشگاهی و محتویات آن
- تبلیغات برای کشور شرکت‌کننده
- کمک به برنامه‌های تبلیغاتی پیش از برگزاری و در طول اکسپو
همچنین کشورهای در حال توسعه‌ای که مایلند با سرمایه‌ی خود- بدون حمایت برگزارکننده- غرفه‌ی اختصاصی( غرفه‌ی خودساز) بسازند، این امکان به آنها داده خواهد شد و برای این کار زمینی مشرف به خیابان جهانی به آنها اختصاص خواهد یافت.
40 تا 60 فضای نمایشگاهی، به صورت کامل یا تقریبی رایگان، به کشورهای در حال توسعه اختصاص می‌یابد: در این میان 35 تا 50 کشور در فضاهای گروهی و 5 تا 10 کشور در فضاهای ایجاد شده با بسته‌ی خدماتی اکسپو، جای می‌گیرند.
کشورهایی که تحت حمایت برگزارکننده قرار می‌گیرند
کشورهایی که جزو یک یا چند دسته‌ی زیر هستند،‌مورد حمایت کامل یا تقریبی برگزارکننده قرار می‌گیرند:
1- کشورهایی که بنا به تعریف سازمان ملل( در سال 2009) از لحاظ توسعه یافتگی در کم‌ترین درجه هستند.
2- کشورهای کم‌درآمد، بنا به تعریف بانک جهانی، بر اساس معیار سرانه‌ی درآمد ناخالص ملی( در سال 2009)
3- کشورهایی با درآمد کم‌تر از متوسط، بنا به تعریف بانک جهانی، بر اساس معیار سرانه درآمد ناخالص ملی( در سال 2009)
4- کشورهای با حق تقدم بر اساس سیاست‌توسعه‌ی همکاری وزارت امور خارجه‌ی ایتالیا
همچنین توجه‌ویژه‌ای نیز به دولت‌های عضو BIE خواهد شد. 15 درصد تخفیف برای این کشورها در نظر گرفته شده.
حمایت از کشورهای در حال توسعه شامل موارد زیر است:
1- ساخت، طراحی و برچیدن فضای نمایشگاهی
2- کمک‌های مشاوره‌ای برای اجرایی کردن مفهوم پروژه‌ی نمایشگاه
3- تامین و حفظ خدمات( گاز، آب، تهویه‌ی هوا/ سیستم گرما و انرِژی)
4- ترخیص کالا،‌حمل و نقل و بیمه
5- کمک به ارتباطات و تبلیغات
6- کمک به برگزاری برنامه‌های تبلیغاتی و ارتباطاتی
7- تامین اسکان( هتل یا محل اقامت)، غذا، حمل و نقل، آموزش و غیره برای کارکنان یا پرسنلی که وظیفه‌ی ساخت و انجام امور مربوط به فضای نمایشگاهی را به عهده دارند.
میزان کمک‌های فوق بستگی به کیفیت پروژه‌ی نمایشگاه و تعهد شرکت‌کننده نسبت به موضوع اکسپو دارد. به منظور تضمین تعهد به اکسپو میلان 2015 و حمایت‌های برگزارکننده، کشورهای در حال توسعه، ترغیب به استفاده از سرمایه‌های دولتی یا خصوصی خود می‌شوند.
شرکت‌کنندگان غیر رسمی
شرکت‌کنندگان غیر رسمی اکسپو 2015، شامل هیات‌های دولتی محلی(شهرها و مناطق کشور میزبان)، شرکت‌های خصوصی، انجمن‌ها و سازمان‌های غیر دولتی است که در سایت اکسپو خارج از بخش‌های اختصاص یافته به شرکت‌کنندگان رسمی جای می‌گیرند.

خدمات برای شرکت‌کنندگان
در نیمه‌ی دوم سال 2012، اکسپو میلان 2015 در مجاورت سایت نمایشگاه، «مرکز خدمات‌رسانی برای شرکت‌کنندگان» تاسیس می‌کند تا نیازهای شرکت‌کنندگان از آغاز ساخت سایت برآورده شود.
خدمات برگزارکننده شامل موارد زیر است:
- نظافت و نگهداری مناطق عمومی و فضاهای سبز
- تابلوها و نشانه‌های راهنما در سایت
- خدمات امنیتی در سایت نمایشگاه
- روشنایی سایت نمایشگاه
- خدمات کمک‌های اولیه
- اطلاع‌رسانی به بازدیدکنندگان
- بخش اشیاء گم شده و پیدا شده
در نیمه‌ی دوم سال 2012، فهرست خدمات فوق، در « مقررات خاص» شماره‌ی 10 تکمیل و منتشر خواهد شد.
اما برای برقراری نظم در اکسپو، شرکت‌کنندگان می‌بایست خدمات اجباری زیر را بپذیرند و هزینه‌های بهره‌برداری از آن‌ها را تقبل کنند:
- برق
- مخابرات
- ورودی ها و خروجی‌های آب
- تهویه‌ی هوا/ سیستم حرارتی
- جمع‌آوری زباله( مدیریت زباله)
در نیمه‌ی دوم سال 2012، فهرست خدمات فوق، در « مقررات خاص» شماره‌ی 10 تکمیل و منتشر خواهد شد.
علاوه بر خدمات فوق، اکسپو میلان 2015، خدمات دیگری نیز ارائه می‌کند. این خدمات به 2 دسته تقسیم می‌شوند:
1- خدمات طراحی و ساخت فضای نمایشگاهی
2- خدمات مدیریت و گرداندن امور فضای نمایشگاهی
خدمات طراحی و ساخت
خدمات طراحی، ساخت و برچیدن فضاهای نمایشگاهی، قیمت مناسب و مقرون به صرفه‌تری دارند و بر اساس تخصص و دانش برگزارکننده هستند. با درخواست شرکت‌کننده، بخش طراحی و معماری شرکت اکسپو 2015، نمای کلی و طرح اولیه و کامل فضای نمایشگاهی شرکت‌کننده را تهیه می‌کند.
با واگذاری طراحی بخشی یا تمام فضای نمایشگاهی به شرکت اکسپو 2015، شرکت‌کننده از دانش وسیع معماران و مهندسان ایتالیایی در مورد موضوع اکسپو، بهره‌مند خواهد شد و بعلاوه از این راه طراحی سایت نمایشگاه منسجم و یکدست خواهد شد. همچنین با تقاضای شرکت‌کنندگان، برگزارکننده خدمات حرفه‌ای کارگردانی امور و دسترسی به فهرستی از مسئولان تدارکات را در اختیار شرکت‌کننده می‌گذارد. از دیگر خدمات برگزارکننده، « برچیدن فضاهای نمایشگاهی» است.